OmniFocusの「具体的」な使い方とか考え方を考える

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OmniFocusの「具体的」な使い方とか考え方を考える

OmniFocus for Mac 1.9.2価格: ¥6,900公開日: 2011/01/02バージョン […]

最終更新日:2017年2月4日
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OmniFocus for Mac 1.9.2App
価格: ¥6,900
公開日: 2011/01/02
バージョン: 1.9.2

 

なんだか最近、わりとOmniFocusってツールにはまってきています。

なんでOmniFocusかってのは、ちょっと前にも書いたのですが、簡単に言えば、GTDって概念が好きで、GTDをより本気で実現するにはこれ以上ないっていう「評判の」ツールだから。

本気になって使い始めて、ようやくなんとなくOmniFocusの、ていうかOmniFocusを使ったGTDの「どこがいいのか」みたいなのが見えてきたので、その辺をまとめてみようと思います。

「考える」と「やる」が分けられない

まず、自分が上手く出来てなかった、てかよくわかってなかったのがこれ。

GTDっていう「仕組み」の根本の概念はそれなりにわかってたつもりなのですが、そもそもよくわかってませんでした。

GTDをちょー簡単に解説すれば、

  1. 気になること書き出して
  2. 「やる」か「やらない」か「そのうちやる」か分けて
  3. 「やる」と決めたことは、やれる時にとにかく「やる」

こんな感じ。

その中で、自分にどうしてもしっくりこなかったものっていうのが「やるべきなのかやらないべきなのか考えたい」っていうことだったり、「どういう風にやったらいいのか考えたい」ってことがいっぱいあって、それをどうしたらいいのかわからなかったこと。

GTDの教えっていうのは「やること」っていうのは、とことんまで細分化して、ちょー具体的にしておきなさいってなってます。

でも、考えたいこといっぱいあるのに、それをどうしたらいいのかがわからんのです。具体的な行動っていうのに出来ないんです。

考えることを「やる」

多分、私が甘く考えてたのが、上記の「2」の項目。

「気になることを書き出した」その後のこと。

ここから、いきなり「2」を実行するってのに無理があったのです。

「気になること」は、それだけでは「やること」はわからないし、具体的にどういうことをしたらいいのか全然わからない。

ここを、すっげーじっくりと、ちゃんと考えて、細かく「やること」を決めてやらないといけない。

これを中途半端にしたままで「やること」をやろうとするから、いろんな事が気になっちゃって目の前のことに集中出来ない。

「プロジェクト」でじっくり分別する

まずは、目の前に気になることはいっぱいあるけど、なにが「やらなきゃいかんこと」なのかじっくり考える。

ここで、OmniFocusすげーなーって実感したのが、OmniFocusは「見え方」をコントロールしやすいってこと。

ちょっと自分好みにいじってますが、OmniFocusはこんな感じで「やること」ってのをいろんな角度から眺めることが出来ます。

この「見え方」のコントロールがかなり自由に、そして簡単にできるっていうのが、OmniFocusが凄いところ。

「Inbox」に気になることを書き出したあとは、それらをどうするのか、ゆっくりじっくり「プロジェクト」を使って考える。

この時に、どうしてもこの日までにやらなきゃいけないことがあれば「期限」を決めておけるし、とりあえず今やりたくなかったり、やれない、やらなくていいようなことは「開始日」を決めておく。

ある特定の場面(家とか会社とか)でしか出来ないようなことの場合、その「出来る場所」ってのもちゃんと決めておく。

あと、細かい事は次回以降にも書こうと思うけど、それぞれの「やること」ってのを、「とりあえず保留」にしておいたり、ある行動をやってからではないと次の行動が出来ない、みたいなこととかも設定出来るから、そういうのもゆっくりじっくり考える。

この、ゆっくりじっくり考えるってのが、一見すんごい無駄な時間に思えるし、実際かなりメンドクサイことなんだけど、このメンドクサイことを満足いくまでちゃんとやることで、ようやくアタマの中がすっきりする。

今考えなくていいことは「隠す」

「プロジェクト」で、ゆっくりじっくり細かい事を決めておいたら、あとは「コンテキスト」に従って「やる」

この、考えるモードとやるモードの時に「やること」の見え方が変わるっていうのがOmniFocusのすごいとこ。

「プロジェクト」の段階で開始日とか期限とかなんだかんだとじっくり決めておくと(ここがマジでちょー大事)、「コンテキスト」に切り替えたときには「今できること」しか「見えない」

この辺は「フィルタ」を使って、上手に「見えない」ようにしてやる。

じっくりとプロジェクトを練った後に、見え方を上手く調整すれば、それはもうとても自分に都合の良い「とりあえずこれやっとけばおk」っていう状態が出来上がる。

パースペクティブすごい

「フィルタ」を使って「上手に見えなくする」って、結構簡単に書いたけど、ぶっちゃけこんなもんを毎回毎回手動で上手に設定してやるとかめんどくさくてしょうがない。

そこで出てくる天才的機能が「パースペクティブ」

さっきの「上手に見えなくする」設定を保存出来るのがパースペクティブ。

こいつは、設定を変えればいくらでも追加出来るし、それをツールバーに登録することも出来る。

ていうか、こいつがすんごく便利な機能のはずなのに、普段は上にある「メニュー」からしか見つからないとか色々イケてない。

この、自分にとって便利なパースペクティブをちゃんと作るのが、OmniFocusのコツの一つなんだと思う。

今できることをじっくり考えたいときだとか、もっと先までじっくり考えたいとき。大事なことだけはなんとしても済ませないとイケないときだとか、時間があるからこそ取り組めることを考えたいとき。

とにかく自分の中でいろんな「モード」があるはず。

パースペクティブを作って保存しておけば、それぞれのモードにあった「やること」「考えること」っていうのが、とても都合良く、いい感じに目の前に出てくる。

この機能がわかりにくいってのは、個人的にちょーもったいないものだと思う。すっげーいっぱいOmniFocus触って、ようやく見つけたとか、オレのアタマが弱いのかOmniFocusが不親切なのかわからんけど、ちょーもったいない。

気になることは「レビュー」でなんとかすればいいって割り切る

そして、もう一つ自分が気がついたコツが、これ。

今考えなくていい、今やらなくていいことは積極的に、能動的に先送りする。

今時の忙しいジャパンの社会では、まじめに「やること」考えてたら、やることが何十個出てくるのかわかんない。

軽く何百出てくるとか、そういう人もいっぱい居るはず。

それらが、いざやろうって時に全部「やること」に並んでたら、それだけでやりたくなくなる。

だから、とりあえず先送りして問題ないものは、どんどん先送りする。OmniFocusでは「保留」の設定をしておく。臭いものに蓋をしておく。

実際に「やるとき」には、保留したものは見えないようにしておく。そうすれば、やるときに邪魔なものが目に入って気が散るとか、やることが多すぎてどれやったら決められんとかそういう鬱陶しいことが減る。

とは言えその中には、いつかはどうしてもやらなきゃいけないこと、ってのもいっぱいあるはず。

そのためにあるのが「レビュー」

1日1回軽くレビュー。1週間に1回本気レビュー。

やることをちゃんと書いておきさえすれば、見えないようにしておいたものも「レビュー」の時にはちゃんと見える。

そして、OmniFocusではレビュー用の「パースペクティブ」みたいなのもちゃんと作っておける。そして、それぞれのやることについて、どの頻度でレビューするのか、ってのも決めておくことが出来る。

「プロジェクト」の段階で、きっちりとそういう分別が出来てたら、やらなきゃいかんことはちゃんとレビューで思い出せる。

自分の「プロジェクト作り」をちゃんとやってさえいれば、保留しておいても忘れない。

「今」のアタマの中を整理するOmniFocus

色々触って、OmniFocusがなんでOmniFocusって名前なのか、ちょっとわかった感じがします。

OmniFocusは、文字通り「Focus」するもの。

考えるときには考えることにFocusする。何かやるときは、今やるべきこと「だけ」にFocusする。やることがこれでいいのか見直すときには、その事にFocusする。

自分の中の「Focus」を切り替える助けになるツール。それがOmniFocusなんじゃないのかなぁと。

大事なのは、自分が今どこにFocusしているのか。そして、何かにFocusしている際には、徹底的にFocusしていることだけを考えまくる。

これが、私がOmniFocusいじくってみた中での、現段階の結論。

ちょー長くなったけど、それでもまだ色々端折ったりもしまくってるので、それぞれの細かい部分についてはまた、じっくりゆっくり自分の考えをまとめながら書いていきたいと思います。

参考

脳みそがいっぱいいっぱいになってきたのでOmniFocusを使ってみる

OmniFocus for Mac 1.9.2App
価格: ¥6,900
公開日: 2011/01/02
バージョン: 1.9.2

 

OmniFocus for iPad 1.3.1App
価格: ¥3,450
公開日: 2010/07/30
バージョン: 1.3.1

 

OmniFocus for iPhone 1.11App
価格: ¥1,700
公開日: 2008/07/11
バージョン: 1.11

 

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