DropboxとEvernoteをどういう感じで使い分けてるのかって話

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DropboxとEvernoteをどういう感じで使い分けてるのかって話

なんかMacでの「オレ環境」みたいなのを晒したくなったので、普段パソコンの「ファイル」というやつをどんな風に「整理」して […]

最終更新日:2017年2月5日

なんかMacでの「オレ環境」みたいなのを晒したくなったので、普段パソコンの「ファイル」というやつをどんな風に「整理」してるのか、みたいなことをご紹介したいと思います。

パソコンの「ファイル」はだいたいEvernoteかDropboxに置くようにしているのですが、それのルール分けというか使い分けというか、そういうような話。

基本環境

まずそもそも自分がどういう環境なのか、という所から。

使ってるのは「自宅用」の外付けディスプレイを繋いだMacBookPro(ディスプレイの縦並べサイコー)と、主に外出&家の中全般で利用するMacBookAir。

今回は直接は関係ないけどiPhoneとiPad。この辺りが普段使うデジタル機器。

主な用途は

  • ブログ書く
  • メールだとか原稿だとかの「文章」を書く
  • Keynoteでプレゼン作成
  • ちょっとした「文書」の作成
  • 写真のトリミングやちょっとした補正
  • 動画や音楽を見たり聴いたり
  • RSS読んだりTwitterとかFacebookとかネットショッピングとか

とかそんな感じ。

仕事っぽいことで言うならば、使用頻度に偏りはあるにしても、わりと「普通」な、さほど専門的ではないことが多いと思います。(プログラミングとかサーバ管理とかグラフィックとか動画編集とかそういうのはやらない)

最初は全部Dropbox

で、ここからが言いたいこと。

Macを使うようになって、そしてEvernoteを使うようになって、だいぶ「ファイル」というものを意識するような感覚は無くなってきました。

とは言え、例えばブログを書けばスクリーンショットを撮ったり、メールにpdfだとかWordファイルが添付されていたり、請求書とか領収書を作ったり、なんだかんだと「パソコン」を使うと、ファイル管理みたいなものは必要です。

で、そういうファイルをどうするのかっていうと、とりあえず全部Dropbox。

更に言うならDropboxの「Download」フォルダに全部まとめます。Desktopも使わないし、Macの「標準」のダウンロードフォルダも使わない。

基本的に外から入ってくるものは全部Dropboxの「Download」フォルダに入るように設定をして、DesktopのファイルもHazelってアプリで全てDownloadフォルダに移動するようにしています。

Macには「デスクトップを一発で表示する」ってショートカットとかマウスジェスチャもあるのですが、なんか指使いが難しいから使わない。

OSがLionになってからは、Finderがすんごい優秀で、大抵は「追加日」か「作成日」もしくは「種類」なんかで分けてやれば、すぐに目的のファイルが見つかります。

普段は「追加日」もしくは「変更日」でファイルを表示させていることが多いです。「常に使う」ファイルとかは非常に数が少ないので、これだけで大抵まぁなんとかなっております。

古くなって触らなくなったものは月別に自動整理

基本的に全部「入り口」がフォルダ1個で済んでるのはHazelというアプリのおかげ。

Hazelを使って「編集しないで一定期間経過したファイル」を全て、最終変更日を基準にして、月別のフォルダにまとめます。これ全部自動。

ちょっと内容古いですが、こんな感じのことをやってます。今の設定についてはまた別記事で。

Hazelを使って自動でEvernoteに保存をもっと推し進める

これらのうち、ほとんど全てはもう一回必要になることはありませんが、一応捨てずにおいておくことで、ごくたまに役に立つことがあります。

そういう時も、だいたい「いつ頃使ったものか」ってのは思い出せるので、月毎にまとめておくくらいが、分量的にも探しやすさ的にもちょうどいい感じ。

これらのファイルも、今のところDropboxの容量に余裕があるので、全部Dropboxに置いています。

しばらく使わないけどあとで必ず必要なものは別のフォルダに

ごく一部の特定のファイルだけDropboxの「ドキュメント」フォルダに移動させるものもあります。

基準は、未来に再度必要なことが確定しているかどうか。

たとえば、あんまり使わないんだけど請求書のテンプレートが置いてあったり、経費精算用のスプレッドシートが置いてあったり、TwitterとかFacebookの自分のアイコンとか。

あとは「まだ終わってない」出来事に関連するファイル(主にイベントとかで必要になる資料)とか。

ここは、そもそもの数が圧倒的に少ないので、まぁテキトーに置いておいてもさほど困りません。てか、それなりに量が増えても、これまたFinderはかなり優秀なんでそこも大して問題なし。

もう編集しないけどちゃんと取っておきたいものをEvernoteに

で、最後にEvernote。

最近Evernoteは「使い終わったファイル置き場」としても結構気に入っています。

関連するファイルを1つのノートに全部まとめておけたり、ファイルの種類というか目的に応じたタグを付けておいたりすることで「パソコン」的なファイルの管理をあんまり意識しなくてもいいってのが素晴らしい。

ただ、ファイルを編集するってのはかなりメンドクサイので「今使っている」っていうのを扱うには向いていない。

主にEvernoteに入れておくのは、銀行口座やクレジットカードの履歴とか、請求書、自作Keynote。あとはテキトーに気が向いた時にメールなんかで届く資料的な関連ファイルを入れておく。

ついでに言うと、KeynoteはEvernote内でプレビュー出来ないから、同時にpdfを貼り付けておくってのを最近始めて、これがお気に入り。

あとは、自分で作ったものと、人が作ったものってのをタグとかで区別しておくと、それだけでもわりと区別しやすかったり「請求書」とか「Keynote」とかのタグを付けておくと、「書類」ノートブック1つでもフツーのパソコンの「フォルダ整理」よりも目的のものを探しやすかったりする。

まだまだファイルの絶対数が少ないのでなんとも言えない部分も多いのですが、ファイルの「倉庫」としてEvernoteを使うのは、パソコン的なファイル管理よりもかなり便利で快適なものになるのではないかと思って、最近特に積極的に使うようにしています。

まとめ

まとめると

  • Hazelちょー便利
  • とりあえずDropbox
  • 大事なものはEvernote

イマイチEvernoteに保存する「タイミング」が自分の中で確立されていないのが悩みではありますが、今のところそんな感じでやっております。

Hazelについては言いたいことがいっぱいあるので、それはまた今度詳しくまとめたいと思います。

参考

ノートPCに繋ぐサブディスプレイを「縦に並べる」という方法

LionになってスーパーパワーアップしたFinderの便利な機能

Hazelを使って自動でEvernoteに保存をもっと推し進める

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