Evernoteにお金関係の資料を放り込んでおくと確定申告の時に便利 -Evernoteの使い方その1-

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Evernoteにお金関係の資料を放り込んでおくと確定申告の時に便利 -Evernoteの使い方その1-

Close-up of the receipts spooling out Photo by ben_osteen 20 […]

最終更新日:2013年1月28日
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Close-up of the receipts spooling outClose-up of the receipts spooling out Photo by ben_osteen

2013年は改めてEvernoteの年(オレルール)ということで、改めて自分がEvernoteを「どういうことに使ってるのか」不定期にまとめていきたいと思います。

とりあえず第1回目は、そろそろ確定申告を意識する時期になってきたってのと、なによりも個人的に一番役に立っているEvernoteの使い方である「Evernoteでのお金管理」について。

お金関係の資料を全部Evernoteにまとめておく

Evernoteの良いところは、メールもPDFも簡単にメモ付きで保存ができるということ。

そして、「紙」のデータもカメラやスキャナーを使えば割と簡単に保存ができるので、デジタルなものとアナログなものをわりと簡単にまとめておけること。

この「あらゆるデータを全部ごちゃ混ぜに出来て」さらに「メモ書きも同時に残しておける」っていうのが、お金の管理をする上で中々に便利なのです。

領収書やら明細やらを丸ごとEvernoteに

Evernoteにお金資料をまとめた図

自分が主にEvernoteに保存してる「お金」関係のものは主にこんな感じ。

  • 電気やガスや水道代などの領収書(紙)
  • お店でもらった領収書(紙)
  • AmazonやiTunesなどのオンラインでの買い物明細(メール)
  • クレジットカードの利用履歴や銀行の入出金記録(主にpdf)
  • 自分が発行した領収書や請求書の控え(主にpdf)

紙はスキャンして保存

この何年かはできる限り紙を減らそうと、可能な限り様々なものを電子化しようとしていますが、一番難しいのが「領収書」

こればっかりは、なんだかんだ紙のことが多いです。

で、こういったものは、出来るだけ受け取ったその日にScanSnapで読み込んで、Evernoteに保存するようにしています。
(最近はiX500からiPhoneにjpegで送る事が多い。その後フォトストリームからコピペしたり、そのままiPhoneのEvernoteアプリで保存したり)

電子化しても、基本的に税務申告用の領収書は一定期間の保存の義務があるため、捨てることは出来ません。

じゃあなんでわざわざスキャンしてEvernoteに送るなんていう手間が増えるようなことをしているかって言うと、データの一元化と一覧性のため。

そしてもう一つは「できるだけ忘れないように」するため。

毎回毎回領収書を貰う度に帳簿を付ける、ってなるとなんかどうも面倒になって放置してしまいがちなのですが、これがスキャンだけで済むのであればだいーぶ気がラクになってやりやすいし、物理的に紙があっちこっちにあるという状況になりにくい。

で、実際に帳簿を付けるときにも「紙」の領収書を取り出してこなくても、パソコン1つで済ませることが出来る。

スキャンし終わった「原本」はすぐに大切にしまっておいて、管理自体はデジタルで済ませる。こうすれば原本を紛失する可能性も低くなるはず。

最近はスキャナーを利用してこういうデータを保存していますが、iPhoneのカメラとかだけでも「いつ、いくら使ったのかを把握しておく」という目的なら十分に事足ります。

参考:Evernoteのページカメラを使ってみたら思いのほかいい感じで十分簡易スキャナになりそうな気がした

明細メールは転送フィルタを作っておく

そして次に「オンラインでの買い物」

オンラインショップで買い物をしたときには基本的に「明細確認メール」が届くので、これをEvernote登録用のメールアドレスに転送する。

よく使うAmazonとかiTunesとかは、いちいち手動で転送しなくてもよいように、メールのフィルタを作って、自動的にEvernoteに入るようにしておくとなお便利。

商品が届いたときの領収書は別途保管するんだけど、明細メールには買ったものの名前や金額、日付が付いているので、管理という目的であれば紙をスキャンしたりしなくてもメール転送だけで十分に目的が果たせます。

クレジットの履歴や口座の入出金を保存

で、残りは「クレジットの履歴」

クレジットカードは大抵、オンラインで請求金額や明細を閲覧できるようになっているので、明細もpdfにしてEvernoteに保存しています。

自分の生活だと、支払いのほとんどはクレジットカード経由なので、この明細さえ押さえておけば自分がいついくら使ったのかってのはほとんど把握可能。

オンラインの買い物明細や、電気ガス水道料金などもクレジット払いなので、カブる部分も多いですが、そこはダブルチェック的な意味も込めてまぁアリかな、と。

ちなみに、銀行の入出金明細は「収入」の部分もこれで把握出来るので、こっちはこっちでなんだかんだ必要だったり。

これまた別途保存している請求書とかと被ったりもするんですが、これまたダブルチェックということで一応どっちも保存してます。

情報が多い方が「思い出しやすい」ってのもありますしね。

記帳したらノートブックを移動

で、こうやってとりあえず放り込んでおいた「お金の資料」は、エクセルだとかにデータを入力したら「記帳済み」のノートブックに移動させるようにしています。

言うならばアナログで「未記入」「記入後」の箱にわけておくようなイメージですが、これを「ノートブック」でわけてやると操作もわりとラクで自分的にも把握しやすくてとても良いです。

ざっと入力をし終えた後、クレジット明細と口座明細を入力したものと比べながら漏れが無いかも確認。

まとめ

こんな感じでEvernoteに色々お金関係の情報を残しておくと「帳簿が合わない」ときなんかにも、原因の特定がしやすくなったりもします。

毎日きちんと帳簿や家計簿を付けることが出来ればいいんですが、自分はどうもそういうのが苦手なんですよねぇ。

Evernoteには保存出来るのに、毎日の帳簿付けはできないというなんだか謎なオレ仕様。

毎日きちんとお金の管理が出来るような人にはほとんど不要どころかただの二度手間なのですが、自分的には「これがないと困る」ってくらい便利に使いまくっています。

こういう使い方、他のツールでも出来そうな感じはするんだけど、意外に同じ事が出来なかったりするんですよねぇ。

参考:Evernote関連記事まとめ