ScanSnap 電子化の際に意識しているポイント コツをまとめてみる

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Evernote ScanSnap・自炊 ライフハック

ScanSnap 電子化の際に意識しているポイント コツをまとめてみる

つい先日、ScanSnapの中の人からのアンケートに協力させていただきました。 その中で、どうやってScanSnapを使 […]

最終更新日:2014年3月19日
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つい先日、ScanSnapの中の人からのアンケートに協力させていただきました。

その中で、どうやってScanSnapを使ってるか、とか自分でも改めて見直すいいきっかけにもなって、せっかくなので最近の「オレ的ScanSnapのコツ」「ペーパーレスのためのコツ」みたいなのをまとめてみたいと思います。

現在利用しているScanSnapは2つ

今現在私が使ってるScanSnapは2つ。

1つはEvernoteに特化したScanSnapの「ScanSnap Evernote Edition

このスキャナのいいところは、とにかく「ほぼ自動」であるところ。

ものすごーく大雑把に言えば、自動でEvernoteに送信してくれるFAXみたいな感じ。

さらに、こいつは自動で「仕分け」までしてくれるってのが素晴らしいです。

ScanSnap Evernote Editionが素晴らしいのは「たくさんの紙」をすごーく手間無く電子化出来ること。

ただ、Evernote Editoinでは「Scan出来ない紙」ってのもまだまだたくさんあって、そういう時はこの「SV600」を使ってScanします。

ちょっと前に家の卒業アルバムをスキャンしてみたり、他にも例えば「もらったお祝い(のし袋)」なんかもSV600でスキャンして保存してたりします
2014年03月13日14時55分32秒

SV600は「出番は少ないけど。こいつにしか出来ないことがある」という理由で、結構いろいろと重宝させていただいております。

ScanSnap利用時のポイント

で、ここからが本題。

いかにして出来るだけ手間をかけず、なおかつどこまで「ペーパーレス」で生きていけるのか、どこまで電子化で快適な生活を送れるのか、を追求していくのがここ最近の私の人生の課題です。

その上で最近思いついた「ScanSnapを使ったペーパーレス生活」のためのポイントは2つ。

  • 捨てるか悩んだらスキャンして捨てる
  • 整理整頓はスキャンしてから考える

悩む前にとにかくスキャン

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最近ScanSnapを使う際にもっとも意識していることは、どれだけ「なにも考えず」「全部」をスキャンするか、ということ。

自営業(ブロガー)の生活をしている私の場合「物質として保存しないといけない紙」というのは事実上「領収書」のみ。

保証書などはメンドクサイ事を避けるために「物質を保存」していたりはするんですが、ほとんどの紙は「書かれている情報」が必要なだけ。

もちろん「紙の質感」が良いとか悪いとかってのはあるし、頻繁に使うものとかは特に紙の方が便利な事も多いんだけど、現在は「紙かデジタルかどっちのメリットを取るか」で悩んでもいい段階には来ていると思います。

(そんで私は「デジタルのメリット」を重要視している)

で、この辺を踏まえて自分的に出た結論が「なにも考えず」「全部」スキャンするというのが結果的に「一番簡単」で「一番便利」だということ。

いるかいらないか悩んでしまうから「電子化するのに手間がかかる」

だから「全部スキャンする」と決めれば、悩む必要はない。

郵便ポストに投げ込まれる広告みたいな「絶対捨てるだけ」と決めているものはすぐ捨てるんですが、それ以外はとにかく「悩んだらスキャン」

そして、「物質としていらない」ものはスキャンしたら捨てる。

安心して捨てるためにスキャンする

もっと言えば紙がゴミ箱に行く前に必ず通過する場所がScanSnap、と言えるくらいのイメージなのかもしれないです。

要不要、整理方法はあとで考える

とりあえず紙を電子化 & Evernoteに保存するメリットは「嵩張らない」ことと「なくならない」こと、そして「どこでも見られる」ということ。

これによって家の中も自分の気分もスッキリする、というのが結果的に電子化で得られる最強のメリットだと思ってます。

ただまぁ、少なくとも現在の技術では、人間の手である程度「整理整頓」をしてやらないと、電子データを有効に生かすのは難しいです。

ポストに投げ込まれるチラシまでぜーーんぶEvernoteに保存してしまうと「必要なときに見つける」手間が増えてしまう。

これを避けようとすると「スキャンした紙全部にタイトルを付けたりする」ってことが必要になってきたりして、これはこれでやっぱり面倒で「電子化の意味が薄れる」ことになってしまう。

で、これを解決するための今のところの結論は、いらないと思ったものをあとから捨てる、という方法。

  • 99.99%の確率で不要だと判断した紙は捨てて、それ以外の紙は全てスキャン
  • 1ヶ月くらい経って「明らかにいらない紙」はヒマな時に消去
  • ヒマな時がなければスキャンした紙は全部残したままでいい

「手間と便利さのバランス」を考えたら、このくらいが今のところ一番無難な方法でした。

スキャンした紙、という分類だけでもけっこう便利

Evernote的な視点で見てみると、Scanした紙をEvernoteにいい感じに保存するお手軽で便利な方法は

スキャンした紙は全部「スキャンした紙というタグを付ける」もしくは「スキャンした紙というノートブックに保存する」

今までの体験談でのレベルなんですが、あれどこにしまったかな?って探す時に「紙だったか紙じゃなかったか」ってのは自分が思っている以上にしっかり覚えている情報でした。

で、そのレベルで思い出せれば、あとは「いつ頃のモノか」を頼りにすれば、検索して見つけられなくてもまぁそれなりの手間で「取り出せる」

まとめ

ということで、ここ最近のオレ的ペーパーレスのコツをもう一度まとめると

  • 紙は悩む前に全部スキャン
  • スキャンした紙はEvernoteに保存
  • 「スキャンした紙」ってタグorノートブックがあると見つけやすい

そしてさらにこれをすごーく簡単にまとめると、「とりあえずScanSnap Evernote Edition買っとけ」という結論になるのでありました。

ScanSnap – Evernote Edition スキャナ

ScanSnap Evernote Editonでスキャンした紙は、Evernoteの中で「スキャンした紙」って勝手に分けてくれてもうとにかく最強なんです。

「ほぼ同じスキャナ」のiX500は現段階でEvernote Editionより1万円くらい安くなってきているんですが、それでもやっぱりぼくはEvernote Editionが素晴らしいと思いまくっております

iX500とEvernote Editionの違いなどはとりあえずこちらの記事をどうぞ。

近々改めてもう一回2つの違いをまとめる予定