複数人での文書や企画書の作成にGoogleドキュメントがとてもいい感じ

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複数人での文書や企画書の作成にGoogleドキュメントがとてもいい感じ

Googleドライブがすごく安くなって以来、ちょいちょいGoogleドライブを使う機会が増えてきています。 で、その関係 […]

最終更新日:2015年11月18日
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GoogleDocs

Googleドライブがすごく安くなって以来、ちょいちょいGoogleドライブを使う機会が増えてきています。

で、その関係もあってかなくてか、誰かと一緒に「企画」みたいなのを考えるときに、Googleドキュメントをちょいちょい使うようになってきました。

Googleドキュメントってあんまり使う機会は無かったんですが「お仕事」をする場合にやっぱりすごーく便利だったので、Googleドキュメントのいいところを簡単にまとめてみたいと思います。

編集が超リアルタイムに反映される「Word」

たぶんきっと、一人で「企画書」とかを作るんだったら、Googleドキュメントのメリットはあんまりないと思います。

ブラウザベースでの文字作成が便利になったとは言え、なんだかんだ「ローカル」の操作性には届かない。

クラウドにデータがあることに関しても、Dropbox使えばそれで問題なし。

そうではなく、Googleドキュメントが便利なのは「クラウドだからこそ」の「共有」に関すること。

その中でもわかりやすいのは、「同時編集」が出来ること。

ちょっとした企画を考える場合なんかだったら、2人とか3人で同時に同じ書類を編集して、企画を作り上げてしまえばいい。

この「同時編集」は、本当に驚くほどリアルタイム。

相手が書いている文字がこっちの画面にリアルタイムに表示されるのは、紙ではあり得ない、不思議な新しい体験です。

リアルタイム企画書作り

たとえば誰かと一緒にイベントなんかを開催するときには、このリアルタイム編集が便利なので、ちょいちょいGoogleドキュメントを使ったりしています。

誰かと一緒にイベントとかやるときに悩ましいのが、誰がどういう仕事をするのか、と言うこと。

どっちかがすごーくデキる人であれば、その人がどんどん企画を進めていってくれるんだけど、これだとわりと「不平等」

なによりも、私はそんなデキる人じゃないから、ほっといたら基本何もしない。

で、この不平等を解消するのが「同時企画書作り」

ちょっと今から準備するぞ、って感じで、時間を合わせて書類を編集すれば、どっちもちゃんと計画に参加している感を味わえる。

打ち合わせをしつつ、なおかつそれをそのまま企画書にもできるんで、次の段階へわりとスムーズに進みやすい。

また、ドキュメント内に「チャット」の機能も付いてるので、実際に会わなくてもそれなりにやりとりはスムーズ。
Googledocs chat

(チャットだけでなく、同時に通話も出来たらいいなとは思うけど、それはまだ出来ないみたいです)

もちろん実際に会って計画を進めるのが「効率」は一番いいんだけど、普段顔を合わせない人と会うのって、それ自体がけっこう大変だったりしますからねぇ。

じっくり企画を練り上げるにもいい感じ

で、ここまではこれまでもちょいちょい使っていた機能で、この後が最近知った新しい機能。

こういった「ちょっとした企画」意外にも、もうちょっと時間がかかりそうな、どういう感じで物事を進めていくか、ちょっとじっくり考えたいような項目を何人かで練っていくにもGoogleドキュメントは結構いい感じだったのです。

1つは、書いてある文章にコメントを付ける機能。
Highlight

書いてある文章をドラッグで選択して「コメントを付ける」ってやってやると、その部分がハイライトされて、となりにコメントが付けられる。

で、このコメントについては「解決」ってボタンがあって、文字通り解決したと思えばボタンを押してやることで、文中のハイライトが非表示になり、横に出てくるコメントも非表示にされます。
Kaiketsu

もちろんこれらは「消滅する」のでなく「非表示にされる」だけなので、必要なら元に戻せるし、内容もきちんと確認可能。

また、文書にコメントが付いたときにはメールでの通知も行われ、さらにはそのメールに返信してやると、直接コメント欄に返信したのと同じ効果を得ることが出来るというおまけ付き
スクリーンショット 2014 05 19 13 16 22

また、iOSやAndroidのアプリを使えば、それらの文書をスマホやタブレットで閲覧&編集も可能なので、ちょっとした修正ならばPCを使う必要も無し

Google ドキュメント
価格: 無料
バージョン: 1.0.0

仕事のスタイルを変えるとか、特に人と一緒に仕事をする場合には相手方の環境に依存することも多いんですが、Googleドキュメントならばブラウザだけで利用開始が出来るのも魅力。

ブラウザだけでいいっていう自由度は、特に外部の人と一緒になにかやるときなんかに大きな力を発揮してくれるんじゃないかと思います。