Googleドキュメントで企画書や議事録を複数人で作り上げる

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Googleドキュメントで企画書や議事録を複数人で作り上げる

Googleドキュメントを共有すると便利なのが超絶リアルタイムに更新が反映されるところ。それを生かしたGoogleドキュメントの活用例を紹介します。

最終更新日:2017年2月5日

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ここ最近、Googleドキュメントを使う機会がわりと増えてきました。

「クラウド」な「ドキュメント」のサービスって言うと私の中で圧倒的に使う頻度が高いのはEvernoteであることは変わりないんですが、Googleドキュメントならではのいいところも存在しています。

その1つが、共有したファイルを「超絶リアルタイムに同時編集ができる」というところ。

この「リアルタイム編集」って、紙にはないメリットが色々あって便利だったりするんです。

(ちなみにもう1つのGoogleドキュメントのメリットは、Googleアカウントを持ってる人はEvernoteを日常的に使ってる人よりも多いから「共有」しやすいというところ)

見ながら話せるのはすごく捗る

たとえばGoogleドキュメントを共有しておくと超絶便利なのが「会議」

最近我が家では1週間に1回、家族での作戦会議タイムの時間というのを設けておりますが、その際にはGoogleドキュメントを使って作戦会議を行います。

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作戦会議タイムの時間(毎週土曜日午後)になったら、二人ともパソコンでGoogleドキュメントを開いて、その日に話したいと思ってたことをドキュメントに書き込む。

話したいことは、各自それぞれメモっておいたり、その場で思いついたことだったりなんでもおけー。

で、このドキュメントに書かれた「議題」を元にして話し合いを進めて、同時に決定事項をドキュメントに書き込んでいく

この「決まったことを書き込む」ってのが結構大事なことで、これによってかなりのレベルで「お互いの思い込みによる誤解」を防げるようになると思っています。

さらに、互いが記入した内容が即座に反映されることで、話してたことと違うんじゃね?みたいに思う前にすぐに意見を交わすことができる。

「聞いたことを3秒で忘れる」という特性を持っている私にとっては、この「文書化」というのは非常に重要なのです。

もちろん同じことは紙でもできるんですが、紙だと「書記」は実質1人しか存在できないし、書いた内容を2人以上の人間で同時に「見る」のってけっこう大変。

今は家族作戦会議タイムに参加しているのは2人だけですが、長い目で先を見ると、子供たちにも作戦会議タイムに参加させたいので、そうするとやっぱりデジタルなのが楽なんです。

私が使ってるのは「家族会議」だけですが、もちろんこれは「会社」での会議でも同じようにメリットを享受できると思います。

企画書作りも同時編集

あともう1つ、これはまぁごくたまーに使う程度のものではあるんですが、誰かと一緒にお仕事をするときの「企画書」みたいなのを作るときにGoogleドキュメントを使う、という方法。

まさにこれから行われる予定の福岡でのブロガーイベントなんかでもそうなんですが、複数人でイベントなんかを計画してる時には(自分1人で全部やるのがめんどくさいから)参加者で時間決めてGoogleドキュメントを同時に開いて、そこで一気にイベントの概要とかを決めてしまいます。

この際には「コメント機能」というやつと「チャット」をうまいこと活用してやるのがポイント。
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企画を考えると同時に、関係者全員でちゃんと同時に見たぞ!この内容で文句ないぞ、って確認も済ませられる、ってのはけっこう便利で、特に顔を合わせて話をするのが難しい場合なんかには重宝したりします。

Evernoteに保存してる

ちなみに、こんな風に使った作戦会議タイムのメモとか、企画書とかは、コピペしてEvernoteに貼り付けてます。

「使う」にはGoogleドキュメントは便利なんだけど、使ったやつをあとで確認する、とかってなると、私的に慣れてるEvernoteの方が整理しやすいし取り出しやすいんですよねぇ。

即時性を求めないならば、やっぱEvernoteの共有の方がファイル貼り付けられたりして便利だしね。

参考

Evernote活用例 使い方まとめ | ごりゅご.com

人気ブロガーに聞く!ファンが増えて楽しく続けられるブログのコツ というイベントを5月10日 福岡よからぼ天神にて開催いたします | ごりゅご.com

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